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用餐安排

更新日期:2014/12/25 人气:
会议餐饮策划: 餐饮可以是坐着由服务人员送食物过来或自助餐方式,如果在餐会中还安排演讲,用服务人员送餐方式比较好,一般服务人员送餐的价格比自助餐高,自助餐食物种类较多,因为较难控制食物量,比服...

会议餐饮策划:
    
餐饮可以是坐着由服务人员送食物过来或自助餐方式,如果在餐会中还安排演讲,用服务人员送餐方式比较好,一般服务人员送餐的价格比自助餐高,自助餐食物种类较多,因为较难控制食物量,比服务人员送餐较花时间。这些都需要好好规划。

   细则:将下列的核对清单交给宴会经理能帮助活动圆满顺利:
 1.预计多少人?
 2.选择什么颜色的桌巾与餐巾(选择一种或多种颜色)?
 3.主桌和其他桌要如何摆饰?
 4.多少人坐在主桌?主桌需要放在舞台上吗?
 5.主桌是否需要讲台和麦克风?
 6.讲台位置在哪里?需要哪种麦克风?
 7.主桌是否也要供餐,还是哪些名流在餐后才来?
 8.如果采用自助餐,主桌人也自行取用,还是请服务人员先给他们盘子?
 9.是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要,在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接)?
 10.是否要收取餐券?事先告诉宴会经理并提供"餐券样本"。
 11.如果来的人没有餐券应如何处理?
 12.是否在主桌的人也要求给餐券?
 13.是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置奖品桌?
 14.晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发?
 15.是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息?
 16.有人节食、素食等特别安排,如果有最好事先告知。
 17.是否要挂banner?
 18.是否需要衣帽间?
 19.受奖人坐在主桌还是台下,如果是后者,是否要替他们预留位子?他们如何上台?
 20.当受奖人上台时是否需要投射灯,灯光打在演讲者或司仪?
 21.是否要演奏国歌?如果需要,可能要国旗。
 22.是否要安置视听设备?
 23.是否需要背景音乐或跳舞音乐?是否演奏者坐在舞台上?
 24.是否有表演节目,舞台大小是否足够,如果有表演,舞台尺寸和高度多少?
 25.舞台四周是否要裙边?上面要不要地毯?历是否需要预演?何时?
 27.什么时候开门让客人进来?
 28.每一程序的时间安排、前奏音乐或表演、用餐时间、正式节目和演讲、跳舞等。
 29.洗手间在哪里,如果门口仍有人看守时,如何让上洗手间的人回来?  

主题节目:
    
主题节目可以很简单只有一个乐队表演,或尽心安排特别节目。如果预算允许,就可以特别设计,有时常以会议当地特色作主题,饭店或会议中心宴会人员可能留存一些当地主题的东西,如果你需要可借用,这样布置费用就比较节省,如果预算不足,你就将主题放在食物上如"美食之旅"。 与宴会经理讨论"主题",他们有各种不同主题的活动,可建议你以前做得很成功的案例,同样地创新概念,如果你对布置或娱乐节目没有概念,宴会人员可以一起包办。如果由自己负责,通知宴会人员所有安排都是外包,如节目、背景、特殊家具、灯光、视听设备,并告诉他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。
  主题活动的位置图(1ayout)特别重要,避免拥挤在入口,餐饮部分也要画一份平面图,显示每个位置需要多少空间。以主题来设计通知、邀请函和指示牌。  
  会议中心的餐饮:以往会议中心的餐饮项目有限,只有"点心",现在越来越多的会议中心以签约方式引进全套餐饮服务,目的是要和饭店竞争,给开会与展览团体提供服务。 
  最先要考虑的是会议中心厨房的位置,供菜的路线如何?在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排,大型会议在短时间要提供上千人食物,详细与会议中心代表和合约商讨论,或许你可以考虑由饭店承办外烩。  
  也要了解会议中心是否可供酒,有时只允许在某一时间内使用。有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。 
  会场以外地方的餐饮:有时会议筹办人会选择会议中心或饭店以外的地方举办活动--如博物馆或市政厅。这些地方可能有他们专门的餐饮服务,如果没有,询问以前曾经办过的餐饮服务,再从他们那里获取资讯,慎选适合的餐饮服务相当重要,因为那些地方原本不用来作餐会的场地,大部分的场地没有厨房与设备,如何保持食物的温度,而且桌椅、桌巾所有东西都要运过来。在这种地方举行活动不仅费时、复杂,价格也可能较高。举办会场以外地方的活动要考虑以下需求:
 1.安排交通运输(如果需要)、租车费用、活动结束后在哪里上车?
 2. 要带什么东西?他们是否有桌、椅、讲台、桌巾、餐具、衣架、冰箱、饮水器?电插头是否足够? 
 3.洗手间是否足够?位置在哪里?
 4.是否有冷暖空调设备?
 5.如果在户外,天气恶劣时有什么备用方案?
 6.是否允许供应酒?
 7.是否有足够的准备食物区?
 8.是否要额外支付清洁费用?
 9.通常要支付餐饮承包商和场地订金,要彼此签约,将条款内容详细阅读,最好选择一家有经验的饭店承办外烩,他们拥有全套设备与训练有素的服务人员,如此餐饮的质量才能无虑。  
 成本控制:餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等,所以议价空间很小。要求提供几种不同菜单,再讨论菜单内容。如果在同时间还有其他活动,使用相同菜单是否较便宜,在茶点时间(coffee break)使用纸杯是否比使用瓷器便宜?
 重要的是内部控制,如果报名费中包括餐饮,最好使用餐券,因为有些人并不一定参加所有活动,以餐券比较准确。如果你能确认出席人数,将会减少浪费,这是一个惯例,如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算,预算通常在餐饮决定前编列,询问宴会经理这样会比编列预算增加多少百分比。 
 很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费,如果你是请大会重要人士来负责选择菜单,最好价格已包括税金和小费。   
 保证数量:宴会经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量,虽然有时活动在星期一或星期二,但是要求你在周末前确定保证数量,如果需要较多时间决定名单或在现场售票,可能同意在48小时前提出保证数量,而在24小时前给最后确定数量,但是绝对不能少于24小时。惯例来说有个伸缩性,比例约3%-5%,基本上来说通常会多准备5%的分量,例如保证200人会准备210份,不要忘记加上主桌及工作人员。
       一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
       统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。
       对酒店而言,餐饮服务是他们极可观的收入来源。对会议组织者来说,吃的场合易于保持一种积极的氛围或者说为创造这样一种氛围提供了机会。食物饮品能将人们引入某一区域,招待会更是人们建立联系的一个极好工具,而有些聚餐就是为了充当“破冰船”来打破僵局。具体到某个会议,其目的和目标以及预算开支情况会帮你决定每次聚餐都需要什麽样的餐饮服务。
       由于餐饮项目是要写入合同的,因此在签订合同之前就要计划好这些项目。你打算在会议期间临时安排的餐饮活动尽量不要写入合同中。另一方面,如果有些活动你现在不计划到合同中,恐怕到时候你想安排时酒店却已没有场地了。 合同签订后,将餐饮活动由某一天晚上改为另一天举行是允许的,但是如果取消则是有财务风险的。

在预算内点菜
      点菜时要考虑花在餐饮上的预算开支有多少,最好的办法是和餐饮部经理、会议服务部经理、餐饮主管等仔细商量。 在选菜时还必须考虑与会议的既定目标和目的相符。六点建议:
      1.考虑会议类型和会议目标;
      2.考虑娱乐因素(发言人、音乐、跳舞);
      3.考虑较受欢迎的菜,新口味或具特色的菜,还要考虑当地是否能提供;
      4.考虑房间的大小,聚会人数的多少,以及聚会场所;
      5.考虑服务类型和客人背景;
      6.考虑计划的聚餐时间长短。

餐饮活动包括以下几种形式
      1.早餐:早餐事物范围的选择范围很大。可以是正规的复杂早餐,也可以是自助早餐。品种多样的自助早餐会让人“各食所需”。
      2.会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料,有时有食品,有时没有。
      3.午餐:午餐如何安排,主要看下午计划做些什麽。一般来说,午餐不宜大吃大喝,以免影响下午的会议安排。
      4.正式晚餐:晚餐食物的选择可以不用太去顾及营养和健康,因为工作了一天,是该轻松欢宴了。
      5.招待会:它可以作为正式餐宴的引子,也可以仅举行招待会。招待会的目的决定招待会的食品选择。
 为将以上工作做好,应努力为与会者选择健康型的、美味的、人们爱吃的配餐,以便会议期间的每一天,与会者们都感到精力饱满,心情愉快。 时间上的协调 会议筹划人员与酒店或其他机构的协调对会议的各项活动的顺利进行是很重要的。如果会议上午的活动没能按计划进行,那麽似乎午餐也会与时间脱节(或提前或推迟),这些临时变化都必须及时告知会议服务经理,以便厨房能按新的时间安排来调整行动。

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